С момента, как запись о создании нового предприятия внесена в Единый Государственный Реестр, у собственника и руководителя возникает обязанность организовать ведение бухгалтерского учета. Отсутствие материальной базы, опытного бухгалтера, деятельности, операций по расчетному счету не являются оправданием и не дают возможности отложить подготовку и сдачу отчетности на более поздние месяцы.
Как только начнется ближайший отчетный период, необходимо подготовить и предоставить в ФНС, ПФР, ФСС, РОССТАТ необходимые расчеты и декларации. Если это не сделать, то помимо штрафов начинающего предпринимателя ожидает более жесткое наказание — приостановка операций по расчетному счету.
Чтобы не начинать деятельность с обмена письмами с контролирующими органами, предстоит решить, как вести бухгалтерский учет. В соответствии с законодательством можно выбрать один из следующих способов:
- Найм бухгалтера в штат.
- Обращение к аутсорсинговым компаниям.
- Самостоятельное ведение бухучета с помощью облачных сервисов или стандартного ПК и набора бухгалтерских программ.
Рассмотрим более подробно плюсы и минусы каждого варианта.
Найм штатного бухгалтера
Среди преимуществ выделим:
- Информация обрабатывается по мере поступления.
- Руководитель может запросить нужные данные в любую минуту.
- Все вопросы, связанные с ведением бухгалтерией, решает бухгалтер, руководитель компании может не тратить свое время на данные операции.
- Использование облачных сервисов доступа к 1С решает многие технические задачи ведения бухгалтерии.
Минусы:
- Необходимо постоянное рабочее место с компьютером, программным обеспечением, местом под архив и хранение личных дел персонала, подключением к системам электронной передачи отчетов в контролирующие инстанции. Для стартапа расходы могут оказаться непомерными.
- Достоверность полученных данных полностью зависит от профессионализма бухгалтера, его знания специфики и сферы деятельности.
- Заработная плата. Профессиональный бухгалтер за свои услуги берет дорого. Дополнительно придется оплачивать взносы в ПФР и ФСС. Найм непрофессионала равнозначен штрафам, пеням, выездным и камеральным проверкам.
- Чтобы не тратиться на открытие офиса, покупку специализированных программ можно нанять бухгалтера, работающего у себя дома. В этом случае снижается скорость обработки информации, руководитель нужные данные получает с задержкой.
Ведение бухучета на аутсорсинге
Преимущества:
- Минимальна вероятность остаться без бухгалтера в отчетном периоде по причине болезни, увольнения или декретного отпуска.
- Нет необходимости тратиться на оборудование рабочего места, оплату взносов в ПФР и ФСС.
Недостатки:
- Значительная часть специализированных компаний анонсирует, что клиент платит только за выполненные операции, подготовленные и сданные отчеты. На практике же договор предполагает наличие абонентской платы за некоторый, строго ограниченный перечень операций. За каждую сверхлимитную проводку, накладную или платежку придется платить. Сэкономить на зарплате бухгалтера не получится.
- Оперативность обработки и получения нужной управленческой информации зависит от скорости передачи накладных, счетов, банковских выписок аутсорсинговой компании. Некоторые предлагают свои услуги по получению и сбору корреспонденции, но за дополнительную плату.
Самостоятельное ведение бухучета начинающим предпринимателем
Важно понимать, что в соответствии с законодательством за ведение бухгалтерского учета в полном объеме отвечает именно руководитель. Он обязан организовать своевременную обработку документации, подтверждающей факты хозяйственной деятельности, формирование бухгалтерских регистров и отчетности на их основе.
Недостаток данного способа ведения бухучета: необходимо постоянно отслеживать изменения в налоговом, трудовом законодательстве либо иметь грамотного консультанта, а также тратить время, которое можно использовать на развитие бизнеса.
Плюс: руководитель всегда знает, что происходит на его предприятии, есть ли прибыль, какова выручка и т. д.
Решить все имеющиеся проблемы с получением и обработкой нужной информации помогают облачные технологии. Можно не находиться все время в офисе, заниматься текущими делами. Доступ к бухгалтерской информации есть в любой точке мира, причем этот доступ получает как сам руководитель, так и собственный или нанятый на аутсорсинге бухгалтер.
Облачные технологии облегчают не только организационный аспект ведения бухгалтерии, но также и техническую организацию этого процесса.
Ведение бухучета с использованием облачных сервисов
«Облака» из разряда технических новинок перешли в ранг повседневных вещей. Преимущества:
- Нет привязки к конкретному компьютеру и серверу.
- Снижается риск несанкционированного доступа к коммерческой информации. Нет физических носителей и каналов передачи данных — нет возможности подключиться без ведома собственника.
- Сведения о деятельности предприятия находятся на удаленном сервере. Налоговая полиция, ОБЭП и иные «заинтересованные» структуры не могут изъять физические носители и использовать в своих интересах.
- Современные бухгалтерские облачные сервисы содержат все необходимые модули для формирования счетов, накладных, счетов-фактур, отчетности, деклараций. Есть возможность подключиться к «Банк-Клиенту», передать отчет в ФНС или ПФР. Здесь же отражаются письма и запросы из контролирующих инстанций и формируются ответы по установленной форме.
- По мере внесения изменений в налоговое законодательство, корректируются формы, расчеты, методы начисления разработчикам сервисов.
Ведение бухучета через сервис 1office.pro
Компания 1С — признанный лидер в сфере решения вопросов ведения бухучета. Команды профессионалов работают над созданием платформ, отдельных модулей. Клиент получает полностью готовый к работе сервис с всегда достоверной информацией по налоговым тарифам, КБК, срокам оплаты и сдачи отчетности.
Для тех, кто хочет всегда располагать необходимой информацией, создан сервис 1office.pro. Его возможности:
- Тестовая работа. Компания предоставляет 30 дней на освоение сервиса без начисления оплаты.
- Предусмотрены все стандартные конфигурации: «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление торговлей» и другие. Клиент самостоятельно выбирает оптимальный сервис для работы.
- Дополнительно подключаются модули передачи отчетности в контролирующие инстанции (1С-Отчетность), возможность комплексно оценивать благонадежность контрагентов (1СПАРК Риски), обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами (1С-ЭДО) и автоматическое заполнение реквизитов контрагентов (1С:Контрагент) это только часть сервисов которые предоставляются на сайте 1office.pro
- Последний модуль становится особо значимым в свете последних изменений в НК РФ. Теперь все сведения о контрагенте в накладные, счет-фактуры необходимо вписывать в строгом соответствии с ЕГРЮЛ. Сервис самостоятельно проверяет и корректирует данные. Клиенты 1office.pro не тратят время на переписку с ФНС и внесение уточнений в декларации и расчеты. Сводится к минимуму и риск неправильно заполнить платежное поручение, указав неверные реквизиты.
- Так же есть возможность изменения стандартных конфигураций с учетом пожеланий клиента, потребностей его бизнеса. Приложения масштабируются по мере расширения деятельности.
Важно: компания 1С внимательно и тщательно отслеживает все нововведения, касающиеся бухгалтерского и налогового учета. Все коррективы вносятся заблаговременно. Нет необходимости самостоятельно правильность установленных в программе тарифов по налогам и взносам в ПФР и ФСС.
1office.pro можно полностью доверять. И, если решать, как вести бухучет начинающему предпринимателю, то к облачному сервису 1office.pro необходимо присмотреться более пристально.