Что влечет за собой невозврат документов?
В законодательстве написано, что каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учётным документом, в котором пишут наименование должности лица, осуществившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, плюс подписи лиц с фамилиями и инициалами. На руках у исполнителя (поставщика) обязательно должен быть ПУД, подписанный заказчиком.
Установлена ответственность за нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения, включая отсутствие первичных документов, предусмотрен штраф от 10 до 30 тысяч рублей.
Если нарушение привело к занижению налоговой базы, тогда штраф будет равен 20 процентов от объёма неуплаченного налога, но не меньше 40 тысяч рублей.
Способы защиты от неполучения ПУД:
Стандартные методы:
Первое. Особые условия в договоре. Схему возврата документов прописывают в отдельном пункте договора с указанием меры ответственности за неисполнение обязательств.
Второе. Назначение ответственного. Регламенты компании закрепляют ответственность сотрудника (менеджера, секретаря) за контроль возврата документации.
Третье. Оплата доставки документации. Контрагенту вместе с документами отправляют оплаченный конверт с обратным адресом.
Цифровые методы:
Первое. Задание-контроль ответственному. Если процесс автоматический и в работе применяется система электронного документооборота (в том числе с помощью 1С в облаке), то сама система напомнит о необходимости отправки документа контрагенту или необходимости проверить возврат.
Второе. Юридически значимый обмен электронной документацией с контрагентами. Задействовав сервис обмена цифровыми документами, компания понизит стоимость доставки, сможет обезопасить себя от потери. При этом подписать документ контрагенту будет очень просто – в несколько кликов.