Как защититься от невозврата первичных учетных документов

Что влечет за собой невозврат документов?

В законодательстве написано, что каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учётным документом, в котором пишут наименование должности лица, осуществившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, плюс подписи лиц с фамилиями и инициалами. На руках у исполнителя (поставщика) обязательно должен быть ПУД, подписанный заказчиком.

Установлена ответственность за нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения, включая отсутствие первичных документов, предусмотрен штраф от 10 до 30 тысяч рублей.

Если нарушение привело к занижению налоговой базы, тогда штраф будет равен 20 процентов от объёма неуплаченного налога, но не меньше 40 тысяч рублей.

Способы защиты от неполучения ПУД:

Стандартные методы:

Первое.    Особые условия в договоре. Схему возврата документов прописывают в отдельном пункте договора с указанием меры ответственности за неисполнение обязательств.

Второе.    Назначение ответственного. Регламенты компании закрепляют ответственность сотрудника (менеджера, секретаря) за контроль возврата документации.

Третье.    Оплата доставки документации. Контрагенту вместе с документами отправляют оплаченный конверт с обратным адресом.

Цифровые методы:

Первое.  Задание-контроль ответственному. Если процесс автоматический и в работе применяется система электронного документооборота (в том числе с помощью 1С в облаке), то сама система напомнит о необходимости отправки документа контрагенту или необходимости проверить возврат.

Второе.    Юридически значимый обмен электронной документацией с контрагентами. Задействовав сервис обмена цифровыми документами, компания понизит стоимость доставки, сможет обезопасить себя от потери. При этом подписать документ контрагенту будет очень просто – в несколько кликов.

Аренда 1С в облаке — это стабильное и быстрое решение для вашего бизнеса

Оставьте заявку прямо сейчас, и вы получите:

  • Бесплатный тест
  • Бесплатная поддержка на все этапах настройки
  • Доработка 1С под ваши цели