Большое количество компаний на удаленке с помощью 1С онлайн стали вести учёт со скан-версиями документов. В общем, это не запрещается и Министерство финансов допускает хождение сканов для осуществления действий в бухучёте.
Закон не запрещает бухгалтерам вести учёт на основании сканированных первичных документов. Но в Минфине отмечают, что сканы допустимо задействовать только в исключительных случаях. В каждой скан-версии документа должны быть обязательные реквизиты. Для «узаконивания» использования сканов в бухучёте надо оформить приказ с директорской подписью по поводу ведения учета на основании скан-образов документации. Если в организации имеется Положение о бухгалтерии, в него требуется включить корректировку по использованию сканированных бумаг. Необходимо включить корректировки в учётную политику. Для доказательства какого-то исключительного случая требуется выбрать факты о невозможности быстро получать оригиналы. Документы региональных и федеральных органов госвласти о введении ограничений в пандемию являются такими доказательствами. Организациям разрешается переходить на цифровой документооборот.
Закон разрешает формировать документы в бумажном варианте или в электронном виде с ЭЦП. В определенных случаях могут понадобится бумажные копии документов с оригинальными печатями и подписями. Налоговой также могут потребоваться оригиналы.