Переход на онлайн-кассы — качественный шаг в системе автоматизации документооборота и отчетности между бизнесом и налоговыми органами. Несмотря на разъяснения из официальных источников, проведение информационных кампаний, у налогоплательщиков остаются базовые вопросы — кто обязан применять, как поставить на учет, кто проконсультирует. Рассмотрим 7 ключевых моментов, которые помогут разобраться в этих и других важных вопросах по применению онлайн-касс.
- Кто обязан использовать?
В прошлом году перейти на кассовые аппараты нового поколения обязали:
· все организации, использующие кассовые аппараты при осуществлении расчетов с покупателями;
· интернет-магазины, которые осуществляют расчеты непосредственно наличными средствами или при помощи карт;
· продавцов подакцизных товаров.
С 1 июля 2018 года:
· все ИП на “вмененке” и патенте, оказывающие услуги в сфере “общепита” и розничной торговли, у которых есть наемные сотрудники;
· организации на ЕНВД;
· интернет-магазины, принимающие оплату от покупателей через электронные деньги, банковские переводы и оплаты наложенным платежом;
· торговцы, осуществляющие деятельность через вендинговые автоматы с наемными сотрудниками.
С 1 июля 2019 года:
· отдельные группы ИП и организаций на ЕНВД, перечисленные в п/п 1 — 5, 10 — 14 п. 2 статьи 346.26 НК);
· ИП на патенте, перечисленные в п/п 1 — 15, 18 — 28, 30 — 44, 49 — 58, 60 — 63 п. 2 статьи 346.43 НК)
· вендинги без сотрудников.
2. Где приобрести?
Онлайн-кассы продаются в специализированных магазинах. Выбрать стоит того поставщика, который не только продаст аппарат, но и предоставит весь комплекс услуг по настройке, техническому обслуживанию и поддержке пользователей. Поможет выбрать оптимальный вариант, подходящий вашей компании по виду осуществляемой деятельности, объему продаж и по другим критериям.
3. Какие ключевые моменты следует учесть при покупке?
Выбранный аппарат должен быть в Госреестре ФНС. Если данная касса там не перечислена, могут возникнуть сложности с соединением и передачей данных, а также с получением вычета на расходы по приобретению кассы.
Аппараты онлайн-касс бывают разные. Выбирать нужно в соответствии с видом деятельности, количеством клиентов и количеством наименований номенклатуры.
Помимо кассы, придется покупать дополнительное оборудование — сканер штрих-кода, ящик для денег, терминал для безналичной оплаты и другие аксессуары, в зависимости от деятельности.
Цена на кассу зависит от размера, функциональности, автономности и скорости. Цены варьируются от 6500 рублей до 50000 рублей и выше.
Есть возможность модернизировать существующую кассу. Для этого нужно узнать, подходит ли этот аппарат для дальнейшего апгрейда. Если да, то нужно будет переустановить операционную систему.
Аппарат должен иметь фискальный накопитель и техническую возможность подключения к интернету для передачи информации в налоговую инспекцию.
4. Как поставить на учёт?
Зарегистрировать онлайн-кассу можно через ЛК Налогоплательщика на официальном сайте налоговой инспекции своими силами.
Перед процедурой регистрации необходимо предварительно оформить электронную подпись через специальные удостоверяющие центры. Список можно найти на сайте МинСвязи.
Также необходимо заключить договор с оператором фискальных данных. По сути — эти организации просто посредники, собирающие информацию с онлайн-касс и отправляющие ее в обработанном виде в ФНС.
Заключив договор с ОФД и оформив ЭЦП, необходимо вернуться в ЛК Налогоплательщика. В разделе “Учёт ККТ” необходимо заполнить анкету, после чего в списке появится новый аппарат.
Если возникнут вопросы, то помочь закончить регистрацию онлайн-кассы могут сотрудники ОФД, проконсультировав по телефону.
5. Кто и как занимается техобслуживанием?
Техническое обслуживание и помощь при работе с онлайн-кассу и осуществляют специализированные организации.
Какие услуги они могут оказывать:
· Консультации по работе с кассой, поддержка кассиров;
· Помощь в установке обновлений ПО;
· Помощь при появлении ошибок во время работы с кассой;
· Устранение технических проблем онлайн (через удаленное подключение);
· Ремонт и замена деталей;
· Гарантийное обслуживание кассового аппарата;
· Специалисты по техническому обслуживанию могут оказать помощь при возникновении проблем с передачей данных с ОФД.
Перечисленные выше услуги должны входить в абонентскую плату, которая может взиматься как в месяц, так и за год.
В качестве дополнительных услуг, организации по техобслуживанию могут оказывать помощь в постановке на учет онлайн-кассы в ФНС, подключении к ЕГАИС для организаций, чья деятельность связана с реализацией алкоголя, а также могут помочь с интеграцией онлайн-кассы с 1С.
6. Интеграция онлайн-касс в 1С
Взаимодействие онлайн-кассы с программами учёта — безусловно, очень важный момент. Удобство выгрузки документов напрямую в 1С переоценить довольно сложно. На сегодняшний день большая часть программ 1С поддерживает возможность интеграции с онлайн-кассами:
· 1С:Розница, редакция 2.2
· 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
· 1С:Управление торговлей, редакция 11.3
· 1С:Комплексная автоматизация, редакция 2.0
· 1С:ERP Управление предприятием 2
· 1С:Управление производственным предприятием, редакция 1.3
Чтобы осуществить интеграцию кассы с 1С, необходимо создать настройки как в самой кассе, так и в программе учёта. Сделать это можно самостоятельно, а также при помощи специалистов техобслуживания.
7. Расходы на внедрение касс нового поколения можно возместить
Государство позаботилось о налогоплательщиках — затраты на покупку и внедрение онлайн кассы можно частично или полностью возместить с помощью налогового вычета. (3 ст. 1 ФЗ РФ N 349). Однако касается эта льгота только ИП на “вмененке” и патенте.
ФНС возвращает по 18 тысяч рублей за каждую установленную онлайн-кассу. Причем возмещаются расходы не только на покупку аппарата, но и на сопутствующие расходы — дополнительное оборудование, услуги по настройке.
Чтобы воспользоваться вычетом, необходимо выполнение следующих условий:
· Кассовый аппарат должен содержаться в Госреестре, поддерживать функцию передачи данных через ОФД и иметь фискальный накопитель.
· Аппарат должен быть поставлен на учёт в течение определенного периода. Например, если ИП должен начать пользоваться онлайн-кассой до 1 июля 2018 года, то касса должна быть поставлена на учёт в период с 01 февраля 2017 года до 01 июля 2018 года.
Использовать вычет можно только в отчётные периоды 2018 года, но не ранее даты постановки аппарата на учёт.
Затраты на покупку кассового аппарата не учитывались для уменьшения других налогов.
Для ИП на ЕНВД применение налогового вычета означает уменьшение самого ЕНВД на сумму затрат, но не более чем на 18 тысяч рублей. Поскольку в декларации нет соответствующего раздела, необходимо предъявлять пояснительную записку с обоснованием. (4 п. 2.2 ст. 346.32 НК РФ).
Для ИП на ПСН получение налогового вычета может осуществляться двумя вариантами:
· Уменьшение платежа по патенту за любой период;
· Если патент уже полностью оплачен, то можно либо зачесть в счёт погашения будущих платежей, либо вернуть деньги на расчетный счёт. (ст. 78 НК РФ; абз. 9 п. 1.1 ст. 346.51 НК РФ)