В условиях удалённой работы хочется сохранить должный уровень эффективности. Команда разработчиков «1С:Документооборота» дала несколько советов в этой сфере.
Система «1С:Документооборот» (она доступна и в 1С облаке) обеспечивает единую информационную среду для работы компании и автоматизирует необходимые для «дистанционки» алгоритмы. Вот ключевые рекомендации.
Первое. Ввод обязательного общего режима работы коллектива.
К примеру, все находятся на связи с 9.00 до 18.00. В это время можно позвонить и написать любому участнику команды для получения оперативного ответа. Если кто-то отлучается на час и больше, необходимо уведомить об этом, используя:
общий чат коллектива,
список отсутствий в системе,
другой оговоренный способ.
Второе. Увеличение «прозрачности» работы
Ежедневно узнавать что делали сотрудники вчера, что будут делать сегодня, какие остались вопросы.
Общий календарь дает возможность заранее смотреть загруженность коллег для планирования работы.
Общий список мероприятий — для планировки встреч и командных обсуждений.
Третье. Проведение общих встреч и ретроспектив
Каждую неделю проводить с коллективом встречу-ретроспективу. Сотрудники рассказывают о достижениях прошедшей недели, проводят общую ретроспективу, планируют будущую неделю. Так достигается синхронизация в части достижений, планов и оперативного обсуждения вопросов.
Для достижения максимального эффекта от встречи надо:
Организовывать встречи в режиме видеоконференции.
Определять повестку повестка встречи.
Назначение ведущего встречи, который резюмирует работу.
Особо стоит подчеркнуть необходимость демонстрации экрана — это самое большое преимущество в дистанционной работе, которое необходимо максимально задействовать.
Четвертое. Необходимость переходить на «голос» при затяжной переписке.
Если в ходе голосового общения были приняты какие-то решения,их требуется фиксировать и выслать всем по корпоративной почте или положить в общий доступ.
Пятое. Взаимопомощь — это важно
Каждый человек имеет право на помощь и обязанность ее предоставить. Таков главный плюс командной работы — быстрое решение задачи общими усилиями.
Шестое. Организация обратной связи между руководителем и сотрудниками
Для налаживания эффективной связи подойдут ежедневные и еженедельные отчёты о трудозатратах. Так можно посмотреть динамику работ, трудозатраты по разным задачам, спланировать следующую неделю.
Седьмое. Быть постоянно вовлеченным в процесс
Руководитель каждый день просматривает протокол работы своих подчиненных, чтобы эффективнее анализировать дистанционную работу.
Протокол подскажет, кто сколько работает за день, над чем, есть ли перегрузка и др. Он ставит целью решение основной задачи — сохранение нацеленности команды на результат и использование для роста тех преимуществ, которые дал кризис.
